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企業が一斉配信用のEメールを作るときのルールやポイント

Posted by: WebPersons編集部
2008年6月 6日 19:10
メール

企業からのメッセージとしてEメールを書くときには、守らなくてはいけないルールや気をつけなくてはいけないポイントがいくつか存在します。

プライベートでEメールを書くときはほとんど気を使わないかもしれませんが、企業から発信するメールの場合は、ちょっとしたミスが大きな事故になりかねませんので、最低限、以下のポイントをおさえてEメールを作ってほしいと思います。

※以下は、パソコン向けのEメールを書くときの形式的ポイントの紹介となります。
※携帯向けのEメールとはポイントが異なりますので、その点お気をつけください。

一行の文字数

35-38文字がもっとも読みやすいと言われています。
横文字数が長すぎると、文章が改行された状態で読まれますので、意図しない表示になってしまう場合があります。

改行

横文字は35文字だとしても、その後ろに目には見えないスペースが入っている場合もあるので、一行の文章の最後には改行を置くことにしましょう。

URLの記述方法

「URLの前後を半角スペースで挟む」か、「URLの記述を一番左から始めて、改行で終る」この2つの方法のうちどちらかの記述方法を採用してください。

等幅フォント

絵文字や罫線でメールをデザインしている場合、読む方も等幅フォントで見てもらえませんと、折角の絵文字や罫線がずれてしまう場合があります。
ですので、読者の方には等幅フォントで読むことを推奨しましょう。
もちろん、作成する側も等幅フォントで作成しましょう。

機種依存文字

Eメールでは使っていけない文字があり、これは機種依存文字と言われます。丸数字、イタリック数字などは機種依存文字になります。
漢字でもはしごだかやくさなぎのなぎなども機種依存文字になります。
機種依存文字を使ってしまった場合は、メールが文字化けして表示されるおそれがあります。

半角カナ

半角カナは、機種依存文字と同様に、Eメールでは使っていけない文字となります。
半角カナと言っても、片仮名だけではなく句読点なども半角カナに含まれるので注意してください。

半角カナを利用してしまったときは、機種依存文字と同様に文字化けをするおそれがあります。
※携帯端末同士での使用は全く問題ありません。

スペース

見えない幅のスペースには、全角スペースと半角スペースの両方があります。
前述の通り半角スペースを使うべき箇所や、レイアウト調整のために全角スペースを使うべき箇所もありますので、スペースを利用する際には気をつけてください。

日付、金額、個数など数字の記述

数字の記述の間違いは良くあります。

数字の間違いにより、大きな損害がでてしまったり、
お客様に迷惑をかけてしまいますので、何度も確認をしましょう。

人名、場所名、会社名などの記述

人名や会社名の間違いも良く見かけます。
相手には多大な迷惑をかけてしまうので、何度も確認をしましょう。

表記ゆれ

文章量が多い場合、例えば前半では「弊社」と使っていたのに、後半では「当社」と使ってしまうなど、いわゆる文言のゆれを起こしてしまう場合があります。
読み直しや専用チェックツールを使って、この表記ゆれを起こさないようにチェックしましょう。

上記のルールとポイントを守って、受信する人が気持ちよく読めるようなコンテンツを作成して下さい。